Puede ser que alguna que otra vez te hayas visto necesitado de hacer alguna factura, sobre todo si haces trabajos por cuenta propia, muchas veces nos complicamos bastante y terminamos recurriendo a un gestor o alguien de administración para que nos haga la factura que tenemos que presentar y por su puesto lo hacemos porque queremos cobrar, con ello solo digo, que hacer una factura mal, acarrea problemas de cobro, por lo menos de tiempo, es decir, si hacemos bien la factura, nos la pagaran cuanto antes, pero si presentamos mal una factura, nos llamaran para que la rectifiquemos, habrá que volver a mandársela y entre unas cosas y otras se han ido días con lo que vendremos a cobrarla más tarde.

Como hacer una Factura

Vamos a imaginar que eres un autónomo, que estas empezando y la verdad es que la cosa te viene muy justa, como para pagar un gestor para hacer las facturas, ya le tendrás que pagar por presentarlos impuestos, pero si además también te hace las facturas, eso se disparara de caro. Por lo tanto voy a enseñarte lo que tienes que hacer. En primer lugar hay que registrar el trabajo realizado o el producto vendido, para no pillarnos los dedos, necesitamos un documento firmado por el cliente, donde resumiremos lo que hemos realizado o lo que se le ha vendido, eso se llama Albarán, dicho albarán o albaranes servirán para confeccionar la factura y pondremos una copia del mismo en la factura para que el cliente pueda ver que firmo lo que le estas facturando.

Luego tienes que planificar cada cuanto tiempo quieres facturar, es decir, ponte una rutina, para que las cosas no se te queden en un cajón, un buen planteamiento es por ejemplo dejar la tarde del viernes, para hacer las facturas, así durante la semana lo único que tienes que hacer es dejar en una carpeta o cajón los albaranes correspondientes a los trabajos realizados, en ellos pondrás los datos del cliente, la fecha y el trabajo realizado y eso te va a servir de mucho para realizar las facturas pertinentes.

Como hacer una Factura, rápidamente

Lo primero que tenemos que tener en cuenta es que estamos en el siglo de la informática y por lo tanto por mucho que quieras hacer las cosas manualmente yo te aconsejo que hagas las facturas de forma digital, los albaranes manuales y las facturas con el ordenador, no sé si estás muy puesto en ofimática, pero lo más aconsejable es realizar las facturas con Excel, o caigas en el error de hacerlas con Word, porque una factura tiene operaciones con números, por lo tanto necesitamos una hoja de cálculo.

Por lo tanto lo que tienes que hacer es realizar una plantilla, es decir, creas un Excel nuevo, y lo planificas para que hagas los cálculos de base imponible, I.V.A. e importe total.

factura con excel

No tengas prisa, es decir, tomate el tiempo necesario para hacer dicha plantilla, tranquilo, ese tiempo no lo emplearas en cada factura, porque una vez tengas realizada la plantilla lo único que hay que hacer es un “Guardar como” le pones de título a ese nuevo Excel el número de factura y así lo tendrás todo ordenado, pues a ese nuevo documento que realmente es la plantilla que habías realizado previamente, solo tienes que poner los datos de cliente y los datos del albarán correspondiente, ya verás cómo haces la factura rápidamente y así con todas las facturas siguientes.

Como hacer una Factura, curiosa

Lo primero que tienes que tener en cuenta, es que la factura es parte de tu imagen, por lo tanto tal y como te decía antes, no tengas prisa en hacer el boceto de la plantilla que te servirá para hacer las facturas, un detalle muy importante es colocar en la factura un logo que sea la imagen de tu negocio o de tu actividad, utiliza una tipografía fina, no hagas experimentos como utilizar tipografías extrañas o no legibles porque lo único que harás es darle un look a tu factura que será horrible, tienes que plantearlo como la imagen de una empresa por lo tanto utiliza líneas y diseños finos y elegantes, puedes darle un toque diferente pero sin perder la elegancia.

Recuerda que una vez tengas la factura realizada, lo que tienes que hacer es guardar una versión de la factura en PDF, que es la que imprimirás o mandaras al cliente por correo electrónico.

Como hacer una Factura, resumen final

Resumiendo todo lo que te he contado, lo primero que tienes que plantear es la sistemática de trabajo, pide un bloc de albaranes, para cuando hagas los trabajos y que el cliente te lo firme, ese será el mejor justificante para adjuntar a la factura, si vas a utilizar muchos albaranes, plantéate pedir a una empresa de artes gráficas, talonarios de albaranes personalizados con tu logo, nombre, datos, etc. También estarás dando una imagen perfecta. Pero no pidas facturas, porque si no estarás abocado hacerlo solo manualmente y te llevara más tiempo, porque el asesor te pedirá las facturas en formato digital.

Después es dejar una tarde a la semana para realizar las facturas correspondientes a toda la semana, saber que las tienes que hacer con el Excel y emplear un tiempo al principio para hacer una plantilla bonita y curiosa. Después todo debe de ir rápido y controlado. Espero que todo esto te haya ayudado mucho, recuerda que puedes comentar lo que no tengas claro y estaré encantado en ayudarte.